Mijn opdrachtgever verwoordde het doel als volgt: ‘wij willen met z’n allen fit door deze verandering heen’. Aan het woord is de algemeen directeur (gemeentesecretaris) van een van de stadsdelen van de gemeente Amsterdam. De gemeentelijke organisatie (900 medewerkers) houdt in 2014 op te bestaan als gevolg van het overheidsbesluit om stadsdelen op te heffen. De afgelopen anderhalf jaar hebben we directie, management en medewerkers in verschillende bijeenkomsten begeleid. De kerngedachte was steeds: ‘stilstaan om vooruit te gaan’.
Canal Homes of Amsterdam by Grant Pecoff (www.pecoff.com)
Het is een ingrijpend gegeven. Je wordt opgeheven en tegelijkertijd draait alles gewoon door. Terwijl 900 medewerkers zich afvragen hoe hun baan er over een tijdje uitziet, blijven burgers komen met hun vragen over burgerzaken, buurtontwikkeling, rommel op straat, economische wensen en ideeën, etc. Kortom, de winkel moet openblijven tijdens de verbouwing, of beter: sluiting. En om de druk nog verder te vergroten: het vormgeven van de nieuwe organisatie blijkt een taai, langdurig en ondoorgrondelijk proces. Het blijft heel lang onduidelijk hoe de nieuwe organisatie zal functioneren.
Naast al deze hindernissen is er ook een pluspunt: het directieteam durft de situatie onder ogen te komen en openlijk te bespreken. Onzekerheden worden onderkend en openlijk met het personeel gedeeld.
En met deze uitgangssituatie hebben we in meer dan tien (soms meerdaagse) bijeenkomsten gewerkt aan de fitheid van directie, management en medewerkers. Daar golden steeds de volgende principes:
1. We nemen de realiteit zoals hij is: we schilderen ontwikkelingen positiever noch negatiever af dan dat ze zijn,
2. We accepteren dat ieder een eigen perspectief heeft op de realiteit,
3. We verwelkomen en bevestigen ieders gevoelens,
4. We verbinden perspectieven, gedachten en gevoelens aan elkaar,
5. We bieden ruimte en lichtheid aan.
1. We nemen de realiteit zoals hij is: we schilderen ontwikkelingen positiever noch negatiever af dan dat ze zijn,
2. We accepteren dat ieder een eigen perspectief heeft op de realiteit,
3. We verwelkomen en bevestigen ieders gevoelens,
4. We verbinden perspectieven, gedachten en gevoelens aan elkaar,
5. We bieden ruimte en lichtheid aan.
Alle interventies zijn ontwerpen langs dezelfde lijn:
• Iedere bijeenkomst begint in het hier en nu. Hoe zit je er nu bij? Wat dacht je toen je hier naartoe ging? Op welke plek was je nu het liefst geweest?
• Daarna schetsen we een perspectief: van de ontwikkelingen in de organisatie, van de positionering van de betreffende bijeenkomst daarbinnen en van het programma.
• Dat is de opmaat om mensen individueel te laten stilstaan bij zichzelf in de verandering: hoe zit ik er bij? Waar voel ik me goed over? Wat baart me zorgen? Welke kwaliteiten of eigenschappen zet ik van mezelf in om deze veranderingen te hanteren? Wat heb ik nu in huis?
• Deze uitkomsten laten we mensen delen met elkaar: wat herken je? Wat zijn overeenkomsten en verschillen? Hier ontstaat keer op keer een gevoel van verbinding en kracht. Dit blijkt de universele taal van de beleving.
• Vanuit deze beleving laten we mensen weer nadenken over het grotere perspectief: wat heb je nodig om fit verder te gaan? Van wie? Wat kun je zelf doen om dit voor elkaar te krijgen? Wat moet de organisatie of je leidinggevende voor je faciliteren.
• En we dwingen ze met zachte hand acties concreet te maken: wat ga je morgen en de komende periode doen? Zet het in je agenda en kom er bij elkaar op terug
• Iedere bijeenkomst begint in het hier en nu. Hoe zit je er nu bij? Wat dacht je toen je hier naartoe ging? Op welke plek was je nu het liefst geweest?
• Daarna schetsen we een perspectief: van de ontwikkelingen in de organisatie, van de positionering van de betreffende bijeenkomst daarbinnen en van het programma.
• Dat is de opmaat om mensen individueel te laten stilstaan bij zichzelf in de verandering: hoe zit ik er bij? Waar voel ik me goed over? Wat baart me zorgen? Welke kwaliteiten of eigenschappen zet ik van mezelf in om deze veranderingen te hanteren? Wat heb ik nu in huis?
• Deze uitkomsten laten we mensen delen met elkaar: wat herken je? Wat zijn overeenkomsten en verschillen? Hier ontstaat keer op keer een gevoel van verbinding en kracht. Dit blijkt de universele taal van de beleving.
• Vanuit deze beleving laten we mensen weer nadenken over het grotere perspectief: wat heb je nodig om fit verder te gaan? Van wie? Wat kun je zelf doen om dit voor elkaar te krijgen? Wat moet de organisatie of je leidinggevende voor je faciliteren.
• En we dwingen ze met zachte hand acties concreet te maken: wat ga je morgen en de komende periode doen? Zet het in je agenda en kom er bij elkaar op terug
Wat steeds belangrijk blijkt is niet enkel de inhoud, maar ook de vorm die de inhoud ondersteunt. De inzet van muziek, theater en andere creatieve vormen blijkt van enorme toegevoegde waarde te zijn. Kunst spreekt de taal van de beleving. Wanneer die treffend en op maat wordt toegepast, blijkt dit een taal die mensen snel bij de essentie van de verandering brengt. In een coproductie van theatermakers, trainers en organisatieadviseurs kunnen situaties veel directer worden teruggebracht naar hun kern: een smartlap waarin alle ellende is samengevat om samen te zingen, een kleine scène waarin een medewerker zichzelf in kracht of zwakte herkent, de opdracht om je gevoel te tekenen of juist om het als een standbeeld uit te drukken. Het zijn voorbeelden waarbij vorm de beweging ondersteunt, waarbij stilstaan voortuitgang bewerkstelligt.
Nu – anderhalf jaar na de eerste sessie – is het management en directieteam nog altijd fit. Vermoeid, maar fit. Komt dat door onze bijeenkomsten? Vast niet uitsluitend, maar ze hebben stevig bijgedragen aan de cohesie in het management, aan de mentale fitheid door het uitspreken van werkelijke gevoelens en aan het in dialoog maken van samenwerkingsafspraken. In combinatie met de waardering die wij uit de organisatie ontvangen, heb ik het idee met deze aanpak een succesformule in handen te hebben. Iedere keer staan we stil: bij hoe het nu is en stil bij hoe ieder dat beleeft. En daardoor ontstaat er ruimte om vooruit te gaan. Ik zou zeggen: organisatieveranderaars, wie durft?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten